Integrar nuevas tecnologías dentro de los entornos digitales va íntimamente ligado a la mejora de cualquier negocio. Sin embargo, implementar de forma exitosa una nueva herramienta dentro de los sistemas corporativos puede a veces significar un gran desafío para las empresas.
Si lo que buscas es lograr un proyecto de implementación de software que sea realmente exitoso, te recomendamos que le eches un vistazo a estos consejos que hemos preparado para ti. Sigue leyendo y conoce mucho más.
#1 Planifica de forma adecuada
El criterio más importante que debes tener en cuenta a la hora de elegir e implementar un software es el contexto particular de tu empresa ¿Cuáles son sus necesidades? ¿Hacia dónde quieren llegar con el nuevo software? Con base en esta información es que debes comenzar la planificación del proyecto. Después de eso lo ideal es que :
Crees un roadmap que te ayuda a gestionar bien el tiempo y las actividades relacionadas con la implementación. Establezcas un presupuesto realista. Determines cuáles son los requisitos funcionales y técnicos que debe cumplir el software. Diseñes un programa con entregables específicos para cada paso de la implementación, desde la buśqueda y adquisición, hasta la instalación y monitoreo de desempeño.
#2 Sé cuidadoso con la migración de datos y la interrupción de operaciones
Una conversión y migración de datos correcta, debe ser prioridad en cualquier proyecto de implementación de software; pues los datos inexactos o incorrectos pueden tener un efecto dominó negativo en toda la organización.
Para garantizar que la integridad de tus datos se mantenga dentro del nuevo sistema, es necesario que inicies el proceso de limpieza y corrección de la información con suficiente anticipación. Lo ideal es que tus datos estén correctamente organizados y almacenados mucho antes de que comience el proceso de implementación.
Otro factor que debes tomar en consideración es la interrupción de las operaciones en curso
Incluso las implementaciones más exitosas pueden interrumpir las operaciones de una empresa y conducir a una reducción de la productividad que puede afectar temporalmente el flujo de trabajo de la empresa.
Ten esto en cuenta y asegúrate de crear un plan de implementación realista, en donde el tiempo y los recursos sean asignados correctamente. Genera planes de contingencia y mantén a tu personal informado. Esto te permitirá responder de forma más rápida en caso de alguna interrupción no planificada de las actividades del negocio.
#3 Establece un pequeño equipo interno para supervisar y gestionar el proyecto de implementación
Es recomendable que establezcas un equipo de trabajo de al menos 5 personas para que se encarguen de la implementación. Lo ideal es que este grupo esté en constante interacción con todos los departamentos y que no se distraigan con tareas diarias normales, para que así puedan enfocar todo su esfuerzo en el proyecto.
#4 Contrata a un proveedor de TI cualificado
Puede que tu empresa no cuente con un equipo interno de TI, o que simplemente tus empleados necesiten de apoyo extra para poder conocer mejor la herramienta y llevar a cabo el proyecto con éxito. En cualquiera de los casos es importante que contrates al proveedor adecuado.
El mismo debe poder ofrecerte un servicio profesional de consultoría de TI y de gestión de proyectos de implementación de software: Este proveedor debe contar con:
Un equipo con la experiencia y los conocimientos informáticos necesarios.Los recursos necesarios para realizar una transferencia de conocimientos eficiente. Una sólida comprensión de los negocios.Excelentes habilidades de comunicación, ya que trabajará mano a mano con tu equipo interno.
Además, debe poder brindarte un análisis detallado de los distintos costes iniciales (incluidos los posibles costes de situaciones imprevistas durante la ejecución), y de la evolución del proyecto a medida que se va desarrollando.
Recuerda que elegir el proveedor adecuado es casi tan importante como elegir la herramienta correcta. Ten esto en cuenta y tómate el tiempo que creas más conveniente para evaluar las diversas opciones disponibles.
#5 Informa al personal acerca de los nuevos procesos y estándares
Un nuevo software de alguna manera implica un cambio cultural dentro de la empresa. Si lo que deseas es que ese cambio sea realmente positivo, debes procurar brindarle una participación activa al personal dentro del proyecto de implementación.
Procura invertir en formación continua para los miembros de la empresa. Encárgate de que conozcan bien el software y escucha sus opiniones y sugerencias en caso de que las tengan. Esto evitará que encuentres resistencia al cambio o falta de motivación.
En el proceso de adaptación y formación puedes pedir el apoyo del proveedor de la herramienta.
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