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#RecluTips Cómo lidia el CIO moderno con la TI heredada

Para Jo Abernathy, CIO de Blue Cross Blue Shield de Carolina del Norte (BCBSNC), era hora de alejarse de las antiguas bases de datos IBM Db2 de la compañía de atención médica que se ejecutan en AIX. “Decidimos priorizar la eliminación de algunas tecnologías generalizadas que se han vuelto demasiado costosas en relación con productos comparables y en las que faltaba apoyo”, explica. La licencia de Db2 ha sido costosa. Además, la administración de identidades y accesos ha sido problemática, y el soporte para AIX hoy en día es un conjunto de habilidades especializadas. Lo más importante, necesitaban un buen apoyo. “No hemos conseguido eso. Necesitábamos hacer algo diferente”, señala.

La clave para decidir cuánto tiempo mantener una tecnología radica en averiguar dónde obtiene el mejor retorno de la inversión, y aunque dejar Db2 puede parecer una obviedad, no hay nada fácil en el proceso de decisión. “No es como si pudieras meter todos los factores en una máquina y sacar las respuestas”, señala. “Es algo muy específico, según la situación”.

Linda Ivy-Rosser, vicepresidenta y directora de investigación de Forrester, sabe todo sobre dilemas como estos. “La mayoría de los CIO manejan los costos manteniendo el núcleo ‘tal como está’, simplemente tratando de aguantar y mantenerse dentro de ese mantra de ‘si no está roto, no lo arregles’”, dice. “Pero incluso si decide conservar los sistemas heredados, eso no significa que no haga nada. Para generar crecimiento, debe ocurrir cierto nivel de modernización, y aún debe pagar la deuda técnica”.

Así es como otros ejecutivos de TI abordan el problema.


El peso de la deuda tecnológica en UC Riverside

Reducir la deuda técnica era el objetivo del CIO Matthew Gunkel cuando su equipo decidió migrar el sistema ERP de la Universidad de California Riverside a Oracle Fusion Cloud Financials. “Teníamos 90 aplicaciones personalizadas que respaldaban nuestra organización financiera”, que se crearon originalmente con PL/SQL y Grails Framework, asevera. “Pasamos mucho tiempo apoyando esas aplicaciones en una base de código heredada. Tenía décadas de antigüedad, estaba mal comentado y no seguía los paradigmas modernos de codificación y desarrollo”. Era difícil encontrar desarrolladores dispuestos a trabajar en el sistema, y ​​cuando alguien nuevo se incorporaba, tomaba seis meses ponerlo al día. “No teníamos suficientes personas ni suficiente tiempo”, dijo. Hoy, como parte de la migración, su equipo redujo la cantidad de aplicaciones admitidas a sólo 30.

La escasez de talento que pueda respaldar los sistemas heredados críticos para el negocio puede bloquear el crecimiento y es una buena razón para considerar retirar la tecnología obsoleta, dice Ivy-Rosser. “Vemos mucho de eso con nuestros clientes bancarios, de seguros y actuarios”. Si la migración no es factible, otra opción es trabajar con un proveedor de servicios que pueda proporcionar una gran cantidad de talento heredado.

Parte del proceso de revisión del código fue lograr que los desarrolladores pensaran de manera diferente sobre cómo funcionaban en el antiguo paradigma en UC Riverside y cómo podrían funcionar de manera diferente en el nuevo. Por ejemplo, el equipo estimó inicialmente que necesitarían un mes para reescribir una aplicación. Pero después de revisar cuidadosamente el código y simplificar la aplicación, terminaron haciéndolo en una semana. “Pudieron eliminar una pieza de middleware que estaba agregando complejidad”, añade.

Se debe considerar cualquier oportunidad de pagar la deuda, reutilizar y tomar decisiones de inversión estratégica que brinden los rendimientos más altos, dice Ivy-Rosser. Pero Gunkel dice que no vale la pena correr el riesgo de actualizar otros sistemas heredados. Por ejemplo, los investigadores construyeron modelos climáticos líderes en la industria en Fortran. “Reconstruir eso es muy poco rentable y se corre el riesgo de causar algún cambio que modifique el modelo o la confianza en el modelo”, dice. En casos como ese, uno se aferra, afirma.

Incluso cuando tiene un caso comercial para el reemplazo, puede estar en desventaja en términos de desenredar sus sistemas de una tecnología si no planeó el reemplazo final de la tecnología por adelantado, según Gunkel. “Debe comprender la estrategia de salida desde el principio”, dice, particularmente con un compromiso de SaaS. Abernathy está de acuerdo. Idealmente, su acuerdo de separación y el apoyo de transición se negociaron por adelantado, dice ella.

Las revisiones periódicas son críticas para evaluar cualquier cambio en los términos y condiciones. Por ejemplo, cuando un contrato de almacenamiento con Box pasó de almacenamiento ilimitado a una cantidad limitada, la escala y el costo ya no tenían sentido, especialmente cuando Gunkel revisó lo que ofrecían los competidores. “Hay que analizar y comprender constantemente dónde y cómo está cambiando el panorama competitivo”, manifiesta.

La Universidad ahora está avanzando hacia revisiones anuales de todos los sistemas y software de TI. “Se trata de cómo podemos hacer que todo funcione en conjunto de manera más efectiva y dónde podemos aprovechar los sistemas de productos básicos”, señala.

E Ivy-Rosser agrega: “Al revisar las capacidades de la tecnología, considere cómo se asigna a los resultados estratégicos deseados y el valor comercial, y si la tecnología es incompatible con las capacidades modernas”.


BCBSNC lo mantiene simple

Incluso cuando una tecnología necesita reemplazo, convencer a la empresa puede ser un desafío. Existe una tensión entre retirar activos antiguos y centrarse en nuevas aplicaciones que aportan valor adicional, argumenta Abernathy. “Los líderes empresariales a menudo subestiman la complejidad a la que se enfrentan los líderes tecnológicos”, dice. “Es más difícil de lo que piensan, y ser capaz de transmitir eso sin sonar como si estuvieras exagerando o quejándote, es difícil. Es por eso que nos esforzamos por la simplicidad”.

Al revisar productos y servicios, Abernathy considera si una tecnología aún se ajusta a los requisitos de simplicidad de geografías, diseños, plataformas, aplicaciones y equipos. “Buscar la simplicidad es de suma importancia porque aumenta la calidad, la estabilidad, el valor, la agilidad, la participación del talento y la seguridad”, dice. Otras señales de alerta para el reemplazo incluyen soluciones puntuales, soluciones duplicadas o tecnologías que se vuelven muy desafiantes debido a modelos de precios irrazonables, soporte inadecuado o inestabilidad.

De alguna manera, pasar a aplicaciones basadas en SaaS simplifica el proceso de revisión porque las decisiones sobre si actualizar y refactorizar y cuándo hacerlo dependen del proveedor, asegura Ivy-Rosser. Pero si bien las decisiones de cambio de tecnología son responsabilidad del proveedor, si se está modernizando en un mundo híbrido, debe asegurarse de que sus datos estén listos para moverse y que cualquier cambio no cree problemas de privacidad. Con SaaS, la revisión debe analizar detenidamente los problemas relacionados con la propiedad y el control. “Y a medida que se lanzan nuevos servicios a un ritmo más rápido, debe asegurarse de que, si se encuentra en un mundo híbrido, sus operaciones, arquitectura e infraestructura estén optimizadas para aprovechar esas nuevas características”, dice.

Otro desafío para Abernathy es decidir entre maximizar una tecnología existente o limitarse demasiado a un solo proveedor. Por ejemplo, BCBSNC usa Salesforce, que Abernathy describe como una plataforma de código bajo que hace que sea rápido y fácil sacar las aplicaciones comerciales. “Por un lado, tenemos que aprovechar al máximo”, asegura. “Por otro lado, se está cerrando el vínculo con el proveedor y podría haber una solución puntual menos costosa que, digamos, AWS está implementando. Salesforce es más caro, pero lo tiene todo en una sola plataforma. Todo se reduce a quién va a ser el mejor socio. Y luego está el factor de la simplicidad. Siempre hay compensaciones”.

Abernathy también desarrolló un presupuesto anual sólo para actualizaciones y jubilaciones. “Tenemos la gestión del ciclo de vida de la tecnología, un cubo de dinero que recibimos cada año y lo usamos para mantener nuestros sistemas en funcionamiento, seguros y rentables”, dice. Otra estrategia, agrega, es sincronizar las actualizaciones y retiros importantes con el ciclo comercial, si es posible. “Cuando las empresas están teniendo un buen año, es un buen momento para decir, desechemos dinero en este asunto del legado y comencemos una migración, pero tiene que haber un OpEx más bajo, y el ROI tiene que estar allí”, agrega.

Por otro lado, es posible que no valga la pena reemplazar algunas tecnologías que no están funcionando de inmediato. “Si el retorno esperado por reemplazar algo no es convincente, especialmente si sabemos que tiene un tiempo limitado de existencia, podemos dejarlo correr”, apunta Abernathy. Incluso una notificación de fin de vida no siempre es suficiente para que se retire. En algunos casos, dice, han negociado el mejor esfuerzo en el soporte de reparación de fallas, han utilizado el soporte de terceros o incluso han dejado de recibir soporte durante un período de tiempo.


Cosentino sigue criterios estratégicos

A veces, las nuevas características atractivas en una actualización importante brindan un fuerte incentivo para migrar, que fue una de las razones por las que el fabricante de superficies Cosentino se está mudando a S/4HANA de SAP. “En la mayoría de los casos, tomamos decisiones basadas en criterios estratégicos para determinar el momento adecuado para hacer un cambio”, como explica el CIO del grupo, José Rodríguez. “Esto podría ser impulsado por la estrategia de nuestra empresa, los avances tecnológicos, la experiencia del usuario o factores económicos. La próxima migración a SAP S/4HANA aborda varios de estos factores”.

Cosentino realiza revisiones de la hoja de ruta cada seis meses. “El criterio para estas decisiones siempre gira en torno a la alineación con la estrategia de la empresa”, dice. Y aunque muchos sistemas se actualizan periódicamente, la infraestructura de TI en las fábricas se reemplaza cada 36 meses. Aunque eso es agresivo, dice, “somos una fábrica que funciona las 24 horas del día, los 7 días de la semana. No podemos permitir un solo minuto de inactividad. Con equipos más nuevos, la probabilidad de falla es menor”.

Rodríguez tiene ocho criterios clave que utiliza cuando revisa el hardware, el software y los servicios de TI existentes:

  1. ¿Está satisfaciendo las necesidades del grupo en general, en lugar de atender solo las necesidades de una parte específica de la empresa o de una marca específica? “Priorizamos las soluciones globales sobre las específicas para mercados específicos”, declara.

  2. ¿Mantiene el conocimiento de la empresa, como los procesos comerciales clave, dentro del negocio?

  3. ¿Se mantiene al día con las tendencias del mercado?

  4. ¿Cumple con los últimos estándares?

  5. ¿Es tan rápido y ágil como los productos o servicios de la competencia? (A veces, la velocidad y la agilidad son más importantes que otros factores).

  6. Si cumple una función comercial estándar, ¿es una aplicación de mercado estándar?

  7. ¿Apoya la estrategia de la empresa?

  8. ¿Encaja en la estrategia de la empresa de priorizar la nube?

“Para mí, el criterio más importante es la alineación comercial”, agrega. “Eso significa alineación con nuestra estrategia, mercado, costos y tecnología”.


Electrodomésticos BSH

El vicepresidente de servicios de plataforma digital, Berke Menekli, adopta un enfoque analítico para las evaluaciones periódicas de tecnología heredada en BSH Home Appliance. “Registramos las capacidades comerciales en nuestra plataforma de arquitectura empresarial para cada herramienta, de modo que podamos ejecutar un proceso de optimización de cartera sobre ellas” para detectar cualquier superposición en las capacidades. “Cualquier organización de nuestro tamaño tiene entre 1000 y 2000 aplicaciones registradas”, agrega, por lo que contar con ese análisis de capacidad es un factor clave a la hora de decidir si retirar o reemplazar una tecnología.

También considera la alineación con la estrategia comercial actual y dónde encaja el producto o servicio dentro del ciclo de actualización de tecnología. Los factores incluyen si el producto está al final de su vida útil, si el activo está completamente depreciado y si han apalancado completamente el valor de la inversión. Todo está programado: las computadoras portátiles y los equipos del centro de datos se reemplazan cada cuatro años, los teléfonos inteligentes cada tres o cuatro años y los dispositivos de recopilación de datos en la fábrica cada siete años.

Durante el proceso de revisión del software, que tiene lugar cada dos o tres años, considera el contrato de licencia, el costo de reemplazo y los costos continuos y recurrentes. “También observamos la investigación de IDC y Gartner para comprender las capacidades y los costos de las alternativas”, dice. No hay un cronograma estándar para el reemplazo, excepto los anuncios de fin de vida útil, agrega.

La estrategia de Menekli para maximizar el valor de las inversiones en TI ha cambiado en los últimos años. “Anteriormente nos enfocamos en optimizar los costos anuales. Ahora nos enfocamos en el juego final: reducir nuestra posición general de costos”. En algunos casos, eso significa acelerar las implementaciones para que la empresa pueda retirar inversiones más antiguas a fin de reducir los costos. Pero se trata de las finanzas, no de traer la última y mejor tecnología. “Si está bien seguir un par de años más con la tecnología, lo haremos”.

Ese puede ser el caso de las Macbooks y Chromebooks, que, según Menekli, tienden a tener una vida útil más larga que sus computadoras portátiles con Windows. “Estamos buscando para ver si tenemos un caso de negocios si podemos mantenerlos durante siete años. Siempre estamos investigando si hay un mejor caso comercial”, externa.


Factores decisivos

La consideración más importante al decidir reemplazar o no la tecnología de la información es si todavía está alineada con la estrategia comercial, dice Rodríguez. Luego mire lo que está sucediendo en el mercado, con los costos y con el estado de la tecnología.

Toda organización debe revisar las tecnologías heredadas durante los ciclos anuales de planificación y presupuesto, señala Ivy-Rosser. Esa es una práctica estándar. “Pero cada vez que tenga que justificar un gasto de capital o ajustar un presupuesto de gastos operativos, debe volver a hacer la revisión… y hacer que las discusiones técnicas sobre la deuda sean una parte transparente del proceso de toma de decisiones”, dice.

Pero limpiar la deuda técnica no debería ser su única consideración, dice Menekli. También debe considerar las finanzas y si se justifica una actualización técnica.

Tenga cuidado antes de apostar por una tecnología de reemplazo y tenga en cuenta que el césped no siempre es más verde, agrega Gunkel de UC Riverside. “Todas las plataformas tienen sus problemas, así que sea muy intencional sobre cuáles son esos problemas y cuáles su equipo puede resolver intencionalmente y controlar a través de su personal y equipo”. Si la tecnología que tiene ayuda a resolver las debilidades de su organización, conservarla puede ser su mejor apuesta.

Cuando llegue el momento de hacer un cambio, si ha hecho su tarea por adelantado y tiene un acuerdo de separación, lo tendrá más fácil, dice Abernathy. Además, tenga un plan si la nueva tecnología no cumple con las expectativas. “Decida con anticipación cuánto tiempo desea invertir si el valor tarda en llegar”, concluye.



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